Документы, подлежащие хранению в ООО.
Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных правовых актах. Преобладающая часть информации содержится в законодательстве об архивном деле (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), остальная же часть регламентируется следующими нормативными правовыми актами:
• Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее Закон об ООО);
• Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 г.;
С перечнем документов, подлежащих постоянному хранению в обществах с ограниченной ответственностью, можно ознакомиться в ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ (в ред. от 19.07.2009 г. № 205-ФЗ) "Об обществах с ограниченной ответственностью".
Так, ООО обязано постоянно хранить следующие документы:
1. учредительные документы Общества;
2. протокол (протоколы) собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал Общества, а также иные решения, связанные с созданием Общества;
3. документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;
4. документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;
5. внутренние документы Общества;
6. положения о филиалах и представительствах Общества;
7. документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг Общества;
8. протоколы общих собраний участников Общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) Общества, коллегиального исполнительного органа Общества и ревизионной комиссии Общества. Протоколы общего собрания участников Общества являются документами, имеющими юридическое значение, поэтому к их надлежащему оформлению в соответствии с принятыми в конкретном Обществе правилами и хранению книги протоколов необходимо отнестись очень внимательно.
Книга протоколов общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью относится к числу документов Общества, подлежащих обязательному хранению (см. ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Выписки из книги протоколов в обязательном порядке выдаются участникам Общества на основании их требований. Исполнительный орган общества не вправе отказать в удостоверении выдаваемой выписки из книги протоколов;
9. списки аффилированных лиц Общества;
10.заключения ревизионной комиссии (ревизора) Общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
11. список участников ООО, протокол об утверждении этого списка и Положение о списке участников.
Вышеперечисленные документы Общество обязано хранить по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам Общества. Согласно ст. 8 Закона об ООО, руководитель не вправе отказать, если участник Общества потребовал предоставление тех или иных документов. Ответственным за организацию хранения документов, в том числе учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности является руководитель организации согласно п. 3 ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ.
Важным аспектом при хранении документов являются сроки хранения. Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6.10.2000 г. (далее – Перечень).
Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы.
Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов, например, годовые бухгалтерские балансы и отчеты. Согласно п. 2.4 и 2.4.2 Перечня эти организации обязаны хранить документы не менее 10 лет. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством в соответствии с п. 2.9 Перечня.
Ежегодно работниками организаций под методическим руководством должна проводиться экспертиза документов, в процессе которой выделяют документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению, то есть те, которые должны быть уничтожены.
Экспертиза проводится экспертной комиссией, создаваемой для этих целей приказом руководителя организации. Комиссия должна состоять не менее чем из трех человек. В ее состав наряду с другими лицами целесообразно включать руководителя организации и сотрудника, ответственного за ведение архива в соответствии с п. 2.2.3 Основных правил работы архивов организаций от 6.02.2002 г.
В соответствии с п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций от 6.02.2002 г., по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел, которые подлежат уничтожению. Затем папки с делами утилизируются. Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
В принципе организация может и самостоятельно уничтожить документы при помощи уничтожителя бумаг, сжечь и т. п., для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении документов. Однако данный способ уничтожения не предусмотрен вышеуказанными нормативными актами.
Коммерческие организации, не являющиеся источниками комплектования, не проводят экспертизы ценности архивных документов и по истечении временных сроков хранения, указанных в перечнях и иных нормативных актах, имеют право уничтожить эти документы. Однако на них в обязательном порядке распространяются постоянные сроки хранения, установленные в корпоративном законодательстве.
Следует учитывать, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность, которая предусмотрена ст. 13.25 КоАП РФ от 30.12.2001 № 195-ФЗ в ред. от 19.07.2009. Данной статьей в отношении ООО, установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц - от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
Иногда организации сталкиваются с такой ситуацией: утеряны или испорчены оригиналы учредительных документов: устав, учредительный договор, свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН и т.д. Возникает необходимость их восстановить в оригинальном виде. Встает вопрос - как получить, или восстановить утраченные документы? Для восстановления документов организации необходимо обратиться в регистрирующий орган с соответствующим заявлением на получение дубликата, архивной копии документов, предварительно оплатив госпошлину за каждый документ. В соответствии с Приказом Министерства Юстиции РФ от 1.10.1998 г. N 472-пр «О порядке выдачи дубликатов утраченных учредительных документов», руководитель организации должен самостоятельно явиться в регистрирующий орган, как при подаче заявления, так и при получении документов.
Все документы предоставляются из регистрационного дела в виде оригинальной копии, заверенной гербовой печатью и подписью должностного лица регистрирующего органа. По юридической силе дубликат приравнивается к оригиналу, и внешне ничем от него не отличается. Срок получения документов зависит от ИФНС, где состоит на учете организация.
Для заказа дубликатов учредительных документов требуется предоставление выписки из ЕГРЮЛ, срок давности которой составляет не более 10 дней. Выписка необходима для идентификации организации, на которую получаются дубликаты документов.
Подводя итог, хотелось бы обратить внимание исполнительных органов Обществ с ограниченной ответственностью на необходимость приведения в должный порядок всей документации Общества, и обратиться при необходимости за консультациями к юристам. Вся создаваемая в процессе деятельности ООО документация должна храниться у руководителя, и именно руководитель должен содержать ее в надлежащем состоянии, соблюдая сроки и комплектацию документов. Легкомысленное отношение к данном вопросу может привести к весьма существенным денежные потерям, что весьма и весьма неприятно.
Петрова Светлана Владимировна,
специалист по регистрации фирм
Новости по теме:
Статьи по теме:
