Денежные аспекты декретного отпуска: кто кому и сколько платит. Часть 2.
Рано или поздно каждый бухгалтер сталкивается с тем, что сотрудница уходит в декрет. Если раньше с этим сталкиваться не приходилось, то сразу трудно даже понять что, когда и как выплачивать. Еще более сложный вопрос: «Как сделать все правильно, чтобы получить возмещение из ФСС полностью и без проблем?»
В этой статье мы постараемся расписать порядок действий, который на практике поможет вам сделать все легко и правильно.
Сразу после родов
После рождения ребенка отец или мать ребенка имеют право на получение единовременного пособия по рождению ребенка. Его размер фиксированный - 10988,85 рублей (в 2010 году).
- В бухгалтерию должны быть сданы следующие документы
- свидетельство о рождении ребенка (копия)
- справка о рождении. Выдается в ЗАГСЕ либо в роддоме.
- справка с места работы отца ребенка о том, что единовременное пособие им не получалось
- заявление в свободной форме на получение данного пособия.
2. Осуществить выплаты необходимо в день выплаты заработной платы, установленный в вашей организации, следующий за днем получения от сотрудницы заявления. То есть если заявление датировано 25 июня 2010 года, а дни выплаты зарплаты в вашей организации 05-е и 20-е число месяца, то выплатить декретные вы должны 05 июля 2010 года. Выплату осуществляете либо по платежной ведомости, либо по расходному кассовому ордеру (с указанием, какое именно пособие выплачивается). Все пособия, связанные с материнством не облагаются НДФЛ.
3. Чтобы получить возмещение из ФСС, необходимо предоставить тот же набор документов, что и при получении возмещения по отпуску по беременности и родам, плюс следующие документы:
- свидетельство о рождении ребенка (копия)
- справка о рождении.
- справка с места работы отца ребенка о том, что единовременное пособие им не получалось
- заявление в свободной форме от сотрудницы на получение данного пособия.
По окончании срока действия больничного листа и до достижения ребенком 1,5 лет сотрудница имеет право на получение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком застрахованное лицо представляет:
- заявление о назначении указанного пособия в свободной форме
- свидетельство о рождении ребенка, за которым осуществляется уход
- свидетельство о рождении предыдущего ребенка и его копию
- справку с места работы отца ребенка о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие, а если отец ребенка не работает - справку из органов социальной защиты населения по месту жительства отца ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
Выплата осуществляется ежемесячно.
Камеральная проверка и возмещение сумм пособия ФСС проводится раз в квартал. Необходимо предоставить тот же набор документов, что и при получении возмещения по отпуску по беременности и родам, плюс следующие документы:
- заявление о назначении указанного пособия в свободной форме
- свидетельство о рождении ребенка, за которым осуществляется уход
- свидетельство о рождении предыдущего ребенка и его копию
- справку с места работы отца ребенка о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие, а если отец ребенка не работает - справку из органов социальной защиты населения по месту жительства отца ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.
- приказ организации о предоставлении отпуска по уходу за ребенком с указанием даты начала и конца отпуска
В ходе проведения камеральной проверки ФСС очень внимательно изучает все сдаваемые документы и факты. Ниже приведем основные претензии, возникающие у ФСС, на основании которых они отказывают полностью или частично в возмещении:
1. Оформление больничного листа:
- не указано место работы
- не указана причина нетрудоспособности
- листок нетрудоспособности выдан медицинской организацией, врачом, занимающимся частной медицинской практикой вне медицинской организации, не имеющим лицензии на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности.
Внимание! Особое внимание в п. 2 Порядка и п. 60 Методических указаний уделяется врачам, занимающимся частной практикой. Кроме необходимых реквизитов на бланке должен быть указан номер лицензии на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности.
2. Страховой стаж сотрудницы менее 6 месяцев, а расчет декретного произведен исходя из фактического заработка, а не из МРОТ.
3. При расчете среднедневного заработка в расчет были включены суммы и дни отпускных, больничных и т.д. Или же наоборот ошибочно не включены суммы и дни за нерабочие праздничные дни.
4. Часто ФСС предполагает, что сотрудник был принят на работу только для получения пособий из ФСС. Аргументы ФСС обычно следующие:
- в штатном расписании до принятия на работу сотрудницы не было такой должности
- после ухода сотрудницы в декрет на ее место не был взят временно сотрудник
- заработная плата, начисленная за период расчета, в 2 и более раз больше, чем заработная плата других сотрудников.
Такая же ситуация возникает, если незадолго до выхода сотрудницы в отпуск по беременности и родам ее перевели на более высокооплачиваемую должность.
По данной ситуации сложилась различная арбитражная практика, как в пользу сотрудников ФСС, так и в пользу работодателей.
Так, в Постановлении от 29.06.2004 N 2901/04 Президиум ВАС поддержал сотрудников ФСС и согласился с тем, что действия общества были направлены на неправомерное возмещение пособия по беременности и родам за счет средств ФСС. Сотрудница организации была переведена на должность заместителя директора непосредственно перед отпуском по беременности и родам. При рассмотрении этого случая были выявлены следующие факты: данная сотрудница была несовершеннолетней, не имела соответствующего образования, опыта работы и возможностей, необходимых для выполнения обязанностей заместителя директора. На основе вышеизложенных факторов суд пришел к выводу о направленности действий общества на неправомерное возмещение за счет средств ФСС пособия по беременности и родам.
Существует также арбитражная практика, в которой суды встают на защиту организаций, переводивших своих сотрудниц незадолго до отпуска по беременности и родам на более высокооплачиваемую должность. Так, в Постановлениях ФАС СЗО от 23.08.2005 N А21-7469/04-С1, ФАС ВВО от 26.09.2005 N А29-659/2005А арбитры указали на тот факт, что повышение оклада сотруднице незадолго до ухода ее в декретный отпуск не является нарушением законодательства, к тому же оклад был установлен в соответствии со штатным расписанием организации.
В Постановлении ФАС УО от 11.02.2009 N Ф09-359/09-С2 суд также встал на защиту интересов предпринимателя, который перевел работницу на высокооплачиваемую работу непосредственно перед отпуском по беременности и родам. Суд определил, что страховые взносы от размера спорной зарплаты предприниматель уплатил. Кроме того, между предпринимателем и сотрудницей были установлены длительные трудовые отношения, у сотрудницы есть высшее образование, которое требовалось при работе на новой должности. А доказательств несоразмерности установленного размера заработной платы сотрудницы доходам предпринимателя или среднему размеру зарплаты по указанной должности в соответствующем регионе Фонд в материалы дела не представил. Таким образом, выводы Фонда о действительном размере заработной платы являются предположительными.
Итак, чтобы при возникновении спора с сотрудниками ФСС по поводу отказа в зачете пособия по беременности и родам сотрудницы, которая была переведена на более высокооплачиваемую должность, вы смогли доказать свою правоту в суде, необходимо следующее:
- сведения о профессиональных навыках переведенной работницы, уровне ее образования и квалификации, необходимых и соответствующих новой должности;
- штатное расписание, предусматривающее должность, на которую была переведена сотрудница;
- новый должностной оклад должен быть установлен в соответствии со штатным расписанием организации и не может быть выше, чем у директора организации, или несоразмерен среднему окладу по этой должности в регионе;
- подтверждение фактического исполнения сотрудницей обязанностей по занимаемой должности, а также доказательства выплаты заработной платы, установленной для данной должности;
- документы, подтверждающие уплату взносов в ФСС с повышенной заработной платы.
Да, расчет и выплата декретных - вопрос очень щепетильный, тем более что суммы выплат чаще всего более 100 т.р. единовременно. Здесь важно не только правильно все рассчитать и выплатить, но и быть готовым к защите своей позиции перед ФСС. Поэтому если вы добросовестный работодатель и вы впервые сталкиваетесь с «декретным» вопросом, то самым оптимальным вариантом является консультирование с ФСС вашего района уже с того момента, как вы узнали что ваша сотрудница беременна.
У каждого филиала ФСС список предоставляемых документов может немного меняться. Кто-то запрашивает сокращенный пакет документов, кто-то дополнительно просит пояснительные записки и т.д.
В любом случае даже если какие-то документы будут оформлены неправильно, дается возможность оформить их верно и пройти камеральную проверку заново.
Пройдя весь этап от начала до конца, в следующий раз этот процесс не вызовет у бухгалтера никаких затруднений.
Продолжение статьи. Начало смотрите здесь.
Юсупова Лилия Рафиковна,
главный бухгалтер,
Казанского юридического центра.
Новости по теме:
Статьи по теме:
