Рано или поздно каждый бухгалтер сталкивается с тем, что сотрудница уходит в декрет. Если раньше с этим сталкиваться не приходилось, то сразу трудно даже понять что, когда и как выплачивать. Еще более сложный вопрос: «Как сделать все правильно, чтобы получить возмещение из ФСС полностью и без проблем?»

В этой статье мы постараемся расписать порядок действий, который на практике поможет вам сделать все легко и правильно.

Декретница и закон

Не секрет, что уход в декрет сотрудницы, особенно если это должность без которой просто не обойтись, это очень щепетильный момент. Большинство руководителей крайне негативно к этому относятся. Ведь в этом случае нужно будет искать временную замену, либо перераспределеять нагрузку на других сотрудников. Некоторые компании пытаются минимизировать свои риски уже на моменте собеседования, включают дополнительные условия в трудовой договор, и откровенно говоря, запугивают своих сотрудниц увольнением в случае их беременности.

Трудовой кодекс максимально защищает интересы беременной работницы. Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Исключение составляют только ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуального предпринимателя.

Период нетрудоспособности начинается за 70 дней до родов и 70 дней после родов. После этого сотрудница выходит в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и получает пособие.

Следует понимать, что все выплаты, которые будут осуществлены сотруднице, уходящей в декрет в рамках действующего законодательства, должны быть возмещены вашей компании фондом социального страхования (ФСС). Поэтому материально компания не пострадает. Все затраты которые компания понесет – это расходы на поиск сотрудника на замену уходящей в декрет и время бухгалтера для сбора и подачи документов на возмещение в ФСС. Все пособия не облагаются НДФЛ и взносами в различные фонды.

Основные документы, которыми регламентируется начисление и выплата пособий следующие:
- Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".
- Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 "Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию".

С чего начинать

1. Сначала сотрудница приносит больничный лист, в котором указан период нетрудоспособности - 140 дней. В больничном листе указывается дата начала и дата конца больничного. Следует подчеркнуть, что при осложненных родах и многоплодной беременности срок увеличивается до 156 или 194 дней соответственно.

2. От сотрудницы необходимо получить заявление на имя управляющего органа компании в свободной форме на предоставление отпуска по беременности и родам.

Далее приведем примерный текст заявления:

«Прошу на основании листка временной нетрудоспособности предоставить мне отпуск по беременности и родам с 16 января 2010 г. по 5 июня 2010 г. и выплатить пособие.»

3. Если сотрудница встала на учет на раннем сроке беременности, то ей полагается единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности. В этом случае сотрудница должна принести справку из медучреждения о постановке на учет на раннем сроке беременности.

4. После того как все документы сданы в бухгалтерию необходимо рассчитать сумму пособия. Расчет потом нужно будет сдавать в ФСС, поэтому его удобно делать в следующей форме:

Расчет пособия по временной нетрудоспособности

Таб. № 00000003 Иванова Евгения Александровна

Сотрудник организации с 09.01.2008 г.

Стаж работы: 3 года, 2 месяца, 15 дней

Период нетрудоспособности: 01.04.2010 – 18.08.2010 гг.

Расчет пособия за отпуск по беременности и родам, исходя из среднего заработка:

Средний заработок: 223452,82 / 322 = 693,95

Сумма пособия: 693,95х140 = 97153

Сумма пособия по месяцам: 01.04.2010 – 18.08.2010

Главный бухгалтер _______________ (___________)

Как видно из приведенного расчета, пособие считается исходя из среднедневного заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности. Однако здесь есть очень важный момент. Если сотрудница имеет страховой стаж менее шести месяцев, расчет будет производиться исходя из минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом.

Дни, за которые выплачивается пособие – календарные, а не рабочие!

Из количества календарных дней, принимаемых для расчета, исключаются дни, входящие в следующие периоды, а также начисленные за эти периоды суммы: период, когда сотрудник находился в отпуске, на больничном, другие периоды, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Если сотруднице положено единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности, то его сумма на 2010 г. составляет 412,08 руб.
6. Осуществить выплаты необходимо в день выплаты заработной платы, установленный в вашей организации, следующий за днем получения от сотрудницы заявления. То есть если заявление датировано 25 марта 2010 года, а дни выплаты зарплаты в вашей организации 05-е и 20-е число месяца, то выплатить декретные вы должны 05 апреля 2010 года.

Однако пособие по беременности и родам (или декретные) можно получить и после отпуска. Если в силу каких-то обстоятельств женщина не представила больничный перед отпуском (например, по состоянию здоровья), то выплатить ей пособие нужно не позже шести месяцев после того, как отпуск окончится (ст. 17.2 Федерального закона N 81-ФЗ).

7. Выплату осуществляете либо по платежной ведомости, либо по расходному кассовому ордеру (с указанием, какое именно пособие выплачивается). Если выплачивается одновременно два пособия – по беременности и родам и по постановке на учет в ранние сроки, то лучше выплачивать двумя разными документами.

 Получаем возмещение из ФСС

ФСС возмещает сумму пособий выплаченных сотруднице независимо от режима налогообложения работодателя. Правда, перечень документов, предоставляемых на камеральную, проверку будет немного различаться:

1. Письмо на имя директора ФСС вашего района с просьбой возместить расходы, связанные с выплатой пособий за счет средств социального страхования. Форму этого письма необходимо взять в ФСС вашего района.
2. Реестр произведенных расходов. Приведем ниже образец:

Реестр расходов индивидуального предпринимателя Сидорова Кузьмы Петровича

Директор____________________________ (______). м.п./p>

Главный бухгалтер ___________ (________)

3. Копия платежного поручения на уплату ЕНВД (или УСН + копия уведомления о переходе на УСНО)
4. Ксерокопия больничного листа, справки о постановке на учет на ранних сроках беременности
5. Промежуточная расчетная ведомость 4-ФСС. Здесь важно следующее: если вы сдаете все документы, например, в апреле, то в ведомости нужно указать примерный ФОТ уже за апрель месяц (даже если зарплата еще не начислена). Проплатить авансовую сумму взносов за апрель и копию платежки предоставить в ФСС.
6. Копия трудовой книжки и трудового договора со всеми дополнительными соглашениями
7. Копии расчетных ведомостей по начислению заработной платы. Если у вас в организации применяются какие-то другие документы по расчету зарплаты, то нужно их предоставить. Суммы к начислению в этих документах должны быть равны суммам, которые вы внесли в расчет пособия по временной нетрудоспособности.
8. Копия платежного документа, по которому было выплачено пособие (платежное поручение, платежная ведомость, расходный кассовый ордер)
9. Штатное расписание
10. Табель учета рабочего времени (за 12 месяцев)
11. Если выплачивались премии, то приказы на выплаты этих премий, положение о бонусах и т.д.

Все документы предоставляются в виде копий, заверенных подписью руководителя или главного бухгалтера и печатью организации.

После того как вы предоставили документы в ФСС, их у вас приняли и проверили, у ФСС есть 10 рабочих дней для перечисления возмещения на расчетный счет организации.

Начало статьи. Продолжение читайте здесь. 

Юсупова Лилия Рафиковна,
гланый бухгалтер 
Казанского юридического центра.

Подписаться на новости